別再惱怒收件人:禮多人不怪 禮少就恨你

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沒想到自己會寫這篇文章,訝異自己竟然是個「禮節為治事之本」的人。歷史上最早的電子郵件是美國Ray Tomlinson在1971年發明的,讓人們可將訊息與其他人分享,逐漸成為現今人類溝通的基本款工具。從大學開始,已經接觸電子郵件(E-mail)十多年,跟即時通訊軟體(如:Skype、LINE)、社群媒體(如:Facebook)相比,電子郵件仍然是我的最愛。但,慢慢的打開電子郵件,成為我每天又愛又恨的事情,一封好的信件會讓溝通有效率,處理事情起來心情也美麗;當然,不可能天天都可以收到神隊友的信,打開信箱多半是令人怒髮衝冠、眼白轉360度轉不停的腦洞信件。

 

在收到某位大大信件後,體內溫度升高到100度的情況下,我決定票選自己的「十大不受歡迎信件禮儀排行榜」。此排序完全經過自己的自由意志,也可以說是一個量表尺度,從非常生氣(第十名)到極度暴躁(第一名),拜託大家不要再發以下10種類型的信件給其他受害者。

 


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第十名:信件沒有寄件者署名

真的好想問,那個...你到底哪位?怎麼稱呼?我真的沒有本事像英國秘密情報部MI6一樣,光憑一個電子郵件帳號,可以查到你是誰。我腦容量大小也沒有開發跟愛因斯坦一樣,光看到你的郵件,就可以馬上背出你的名字。你到底是誰啊?!

 

第九名:沒有稱呼或問候

沒錯,我就是老古版,中年草莓族,很注意禮貌。我想你要寫信給我,應該已經知道我是誰,可以寫我的錯號或英文縮寫,都可以啊。懶得寫名字,也寫一個Hi或是Hello,也很不錯啊!我真的不是天生下來,就讓你沒名沒姓地,叫我幫你做這個做那個的。我們沒有那麼熟,請展現一點禮貌。

 

第八名:信件內有三個以上的錯字

請問你是有多急著要寄出這封信?寄出前可以檢查一下嗎!如果不太確定這個字怎麼寫,可以把教育部字典網頁開在旁邊,或是用google大神查一下。對於錯字不是說有什麼教育程度不好的觀感,而是對你細不細心的評估,連信件都會有錯字,我要怎麼信任你交給我的其他檔案。

 

第七名:寫錯名字 把A叫成B

各位貴人寄件者,不是每個姓氏後面,都是相同的名字好嗎?就算你的同事或學生很多都是同一個姓氏,發信時不要錯置大家的名字好嗎?請收起你電影《穿著Prada的惡魔》中Miranda Priestly的傲嬌模式,不然我會覺得,我的記憶點是有多低,連兩個中文字都記不住。

 

第六名:選擇性回信

寄給你三封,你選擇性回我一封,請問這是什麼意思呢?什麼意思!這個觀感真的很差,甚至有點裝死的意味。我是建議全部信件通通都不要回,這樣大家都開心(好極端的反應)。每每都有種皇帝不急,急死太監的心情。因為每個人的優先順序不同,不回覆的信件,反而是我最在意的。

 


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第五名:把信件當聊天軟體

我受不了一個主題下有超過30次的來來回回,講的是雞毛蒜皮的小事。溝通的管道很多,面對面、電話、即時通訊、社群媒體等等,你為什麼一定要用信件跟我在那邊傳來傳去,我的信箱是工作用,分得很清楚。請不要用非工作的事情干擾我工作的殿堂,要講有趣的事情,歡迎使用社群媒體與我聯繫!感恩惜福!

 

第四名:不關我的事的副本信件

那個...跟我沒關係的信件,可以不要副本給我嗎?你跟其他同事的討論內容、跟其他單位合作的信件、或是你要出國、你要去看牙醫、要去買東西,到底關我什麼事情!我不理解這種神邏輯,我的信箱容量要爆炸,每天都是98%,Gmail還一直誘惑我購買增加容量的方案!但,我已經貢獻過多的個人資料給Google了,很不想在把錢從口袋拿出來買!

 

第三名:把我信箱當資料庫

請把2013年4月8號的第一次的報告和信件對話找出來。報告老闆,這個報告已經改了十幾遍,而且這個報告我不是主要負責人,你為什麼不看最後一次報告?你為什麼不找主要負責人。不要逼我,五年前的檔案,我真的沒有!信箱真的要破表,好多信件已經一去不復返,自己歷史檔案請自己找,靠自己最實在!

 

第二名:路過也中槍

真不知道自己的工作職位到底是什麼?沒有專業,根本是一個雜工王。每每收到信件,我都會變成傻眼貓咪,思考好久,我為什麼要做這個事情,要幫忙設計、要幫忙做研究、幫忙接待、幫忙當主持人、幫忙其他部門。基本上,我都秉持著一種多積點陰德、多做好事的心情來看待。畢竟我人也沒好到哪裡去,又或許這也很難定義什麼是我該負責的事情,因為定義的那個人不是我,在財務不自由的情況下,我只能含淚繼續工作。

 

第一名:沒頭沒尾不知道前因後果

我對於信件的定義是,能有效地促進工作上溝通並能有留下具體討論內容的工具。各位開啟董事長模式的寄件者,可以不要丟下一句話,就按送出嗎?多打個幾句,解釋一下前因後果好嗎?東問西問後,才知道我要解決的問題到底是什麼。最後反而耽誤了許多時間,這樣不是變得很慢才解決事情!

 


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為了避免排行榜是自己的無病呻吟,透過社會網絡滾雪球調查法(自己稱呼),調查了以我為核心的人際網絡中,朋友、朋友的朋友們,詢問他們對於不受歡迎的信件禮儀看法。64位研究參與者參與本調查,男生23.4%,女生76.6%。平均年齡31.29,平均接觸工作時間為6.25年。其中有18.8%擔任管理職位(主管分份),而且在討論工作相關事務時,最常使用的溝通管道前三名:面對面溝通(67.2%)、電子郵件(23.4%)、即時通訊軟體(6.3%)。調查中其不受歡迎排行榜,令人髮指前三名行徑為:信件沒頭沒尾(17.6%),類似情況就如同研究參與者Gemma所說,「直接轉寄別人的信件,沒有描述此封信件的要求或只寫FYI,讓收件者像在看小說一樣」,第二是沒有署名(14.8%)、及第三錯字連篇(11.4%)。

 

 

我想不受歡迎的信件貢獻者,多半來自於老闆們、再來就是同事、團隊成員或是新踏入領域者。收發電子郵件已經是我們日常生活的一部分,不管你要寄給誰,請儘量避免惱怒他人的行徑。網路上有許多分享電子郵件撰寫禮儀的文章,例如:天下雜誌的「最讓人想翻白眼的5種email壞習慣」[1]、經理人「注意!運用這10項技巧,讓email溝通更有效率」[2]、海獺社長的「人人必學的職場郵件攻略法:8 大書信禮儀你都有顧到嗎?」[3],以及英文書寫技巧的篇章,包含聯合新聞網「網路禮儀知多少:寫 email 時千萬別犯的幾種錯誤」[4]、Cheers雜誌「正式 business email 寫法大公開,讓你職場大加分!」[5]

 

我不能保證好的信件禮儀可以帶來升官或是賺大錢,但,絕對會影響他人對你的喜愛程度與評價。信件習慣亦是你個人特質的展現,沒人喜歡沒禮貌、不靠譜、不知道在講什麼的隊友。一起來推行信件禮儀運動吧!

 

致謝

感謝願意填答的每一位參與者,我知道我很煩,很常需要大家的協助。沒有你們我無法完成我的常態科學解謎活動。

 


[1] 最讓人想翻白眼的5種email壞習慣
[2] 注意!運用這10項技巧,讓email溝通更有效率
[3] 人人必學的職場郵件攻略法:8 大書信禮儀你都有顧到嗎?
[4] 網路禮儀知多少:寫 email 時千萬別犯的幾種錯誤
[5] 正式 business email 寫法大公開,讓你職場大加分!
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在模糊中遊走,是我個人特色。生長在最好與最亂年代,是我無法控制的背景。90年代00年代,是涵養我文化底氣的記憶。就算過了而立之年,我仍舊再找尋多面向自己。不是要把不可能變成可能,而是要把可能變成很多可以。
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